Un événement demande une organisation sans faille. Il faut bien se préparer en amont et sélectionner les prestataires répondant à tous vos besoins. Avant l’organisation d’un transport événementiel, vous devez vous poser des questions essentielles. Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour organiser au mieux votre transport événementiel. 1. Identifier vos besoins de transport événementiel
La première étape dans l’organisation d’un transport événementiel est l’identification de tous vos besoins. Ils varient en effet en fonction de l’événement que vous organisez.
Pour gérer au mieux la logistique, certains points essentiels doivent être pris en compte. Le type d’événement donne des premières indications sur vos besoins. Organiser un séminaire ou participer à un salon d’exposition demande du matériel. Il faut donc être fixé sur le matériel à transporter (sonorisation, tables, décors, affiches…) afin de choisir les véhicules les plus adaptés. En effet, toutes les solutions de transport n’ont pas la même capacité de chargement.
De plus, certains objets requièrent un transport spécifique. C’est notamment le cas pour le transport d’œuvre d’art. Il faut utiliser un matériel propre à ce type de transport événementiel : caisses en bois, ridelles, hayons. L’équipe de la société de transport avec qui vous souhaitez travailler doit être formée à la manipulation de ce type d’objet. Le transport événementiel de vêtements ou de créations exige également des mesures spécifiques quant au véhicule de livraison.
Vous pouvez également avoir besoin d’un transport sous température dirigée pour votre événement. C’est indispensable pour bien conserver toutes vos denrées alimentaires.
Une entreprise de transport événementiel ayant une large flotte d’utilitaires vous proposera donc une prestation sur mesure adaptée à vos besoins.
2. Identifier vos besoins annexes au transport événementiel
En plus du transport événementiel, vous pouvez avoir des besoins annexes tels que l’emballage de vos marchandises, le stockage ou encore le montage et démontage de votre stand.
Identifier ces prestations annexes vous permettra de choisir une entreprise répondant à vos attentes :
- L’installation d’un stand
- Le branchement de l’équipement informatique
- La pose d’affiches
- Le conditionnement d’objets fragiles
- Le stockage de votre matériel d’exposition
Les équipes suivent votre cahier des charges détaillant vos besoins. Vous pouvez ainsi arriver à votre événement en toute sérénité. La logistique post-salon peut également être déléguée.
3. Définir un budget adapté à vos besoins
Définir un budget est très important dans l’organisation d’un événement. Soyez réaliste et prévoyant. Nous vous conseillons de laisser une réserve de 10 %.
Après avoir établi votre budget total, il faut répartir la somme entre les différentes taches. Comparez les coûts des différents lieux, de la restauration, du matériel nécessaire… Penchez-vous ensuite sur les différents tarifs proposés par les entreprises de transport événementiel.
Réservez vos services le plus tôt possible vous permet de faire des économies. Par ailleurs, travaillez avec une entreprise de transport événementiel proposant des prestations annexes sera également moins coûteux.
4. Prévoir le temps de chargement et de déchargement
La réussite d’un événement est le respect du timing. Cela passe notamment par une organisation millimétrée du transport événementiel. Il faut prévoir le temps de chargement et du déchargement des différents objets. S’ils sont fragiles, ils doivent être traités avec le plus grand soin. Du temps supplémentaire sera demandé.
Il est important de bien expliquer vos besoins au transporteur. Il pourra ainsi fixer des délais tenables pour le chargement et le déchargement des véhicules. Soyez toujours larges au niveau timing afin d’anticiper les mauvaises surprises.
5. Effectuer une demande de Logipass pour le chauffeur
Le Logipass permet aux personnes intervenant sur un événement à Paris Expo Porte de Versailles d’enregistrer un véhicule. Cela concerne :
- Les livreurs, installateurs et monteurs qui viennent lors du montage et démontage.
- Les exposants qui stationnent sur les parkings exposants. Pendant l’ouverture au public, c’est le macaron parking payant qui leur permet d’accéder aux parkings exposants.
- Les traiteurs
- Les personnes officielles souhaitant accéder à l’événement par l’entrée Nord
Le Logipass comprend les informations suivantes :
- Société
- Nom
- Stand
- Aire
- Porte
- Type de véhicule
- Plaque du véhicule
- Numéro d’autorisation
- Date de validité du pass
Le Logipass est un élément indispensable pour que le chauffeur livreur puisse accéder au salon d’exposition. Le macaron doit apparaître derrière le pare-brise pour donner droit au stationnement.
6. Choisir une société de transport spécialisée
À la lumière de tous ces éléments, vous pouvez ensuite faire le choix d’une société de transport événementiel. Nous vous conseillons de faire appel à une entreprise spécialisée avec un service client réactif pouvant intervenir à n’importe quel moment en cas de besoin ou d’imprévu.
L’entreprise doit également faire preuve de flexibilité et être capable de vous offrir une solution de transport événementiel sur mesure adaptée à vos contraintes et à vos besoins.
Alors, prêt à organiser votre transport événementiel ?
