L'été est une période de l'année où les activités commerciales connaissent souvent un pic, et il est essentiel pour les entreprises de s'assurer que l’acheminement des marchandises est bien géré pendant cette saison. Cela est d’autant plus complexe compte tenu des périodes de congés et des réductions d’effectifs qui peuvent impacter sur l’efficacité des expéditions et suivis de vos marchandises et donc sur l’expérience client. Quel que soit votre secteur d’activité, la gestion des livraisons estivales doit donc être optimisée pour garantir la satisfaction des clients et le succès de votre entreprise. Dans cet article, découvrez 5 conseils pratiques pour réussir vos livraisons en été.1. Programmez vos livraisons
La période estivale entraîne généralement une croissance des commandes mais aussi une réduction du personnel pour y faire face. Beaucoup de salariés prennent en effet leurs vacances en juillet et en août et cela peut désorganiser la chaîne logistique en place. Pour assurer une prestation livraison de qualité en été, il est donc crucial d'optimiser les trajets et de planifier les livraisons avec soin.
Programmer les livraisons estivales à l’avance est rassurant pour tout le monde. De votre côté, vous êtes sûre d’avoir un chauffeur disponible malgré la baisse d’effectifs. Pour vos clients, c’est également l’assurance d’être livrés en temps et en heure malgré les horaires d’ouverture modifiés ou périodes de fermeture éventuelles.
En période estivale, il est donc d’autant plus important d’être à l’écoute des attentes de vos clients qui doivent eux-mêmes faire face à des contraintes en interne. En leur proposant un large choix de livraisons sur-mesure et en les planifiant avec eux, vous améliorerez votre image de marque et renforcerez la confiance en votre entreprise pour une expérience client réussie.
2. Prévenez vos collègues
La coordination avec vos collègues est un autre point essentiel pour gérer efficacement les livraisons pendant la période estivale. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe disposent des informations nécessaires concernant les horaires de travail, les vacances et les changements d'horaire éventuels pour l’enlèvement des marchandises ou les tournées régulières de livraisons.
Toute planification des livraisons à venir doit faire l’objet d’une transmission claire et précise au service expéditions de votre société. Les colis à expédier doivent être identifiés par vos collègues et les horaires d’enlèvement doivent être connus afin d’éviter les impairs comme, par exemple, les retards ou erreurs d’expéditions qui peuvent coûter cher à votre entreprise. Une communication interne efficace est la clé pour faire face aux difficultés inhérentes aux livraisons estivales.
3. Communiquez les coordonnées des personnes à contacter
Pour gérer au mieux les livraisons en saison estivale, il est important que chaque membre de votre équipe ait accès aux coordonnées des personnes à contacter en cas d'absence ou de problème. En effet, si vous partez en vacances sans avoir mis en place un processus fiable permettant de traiter efficacement les envois, retours de produits et réclamations éventuelles, vos collègues auront beaucoup de difficultés à prendre le relai.
Mettez à jour régulièrement ces informations et assurez-vous qu'elles sont à disposition de tous les employés concernés afin que votre départ en vacances n’ait aucune incidence sur la qualité du service.
4. Respectez les horaires
Pour éviter les retards et les problèmes liés aux livraisons estivales, prenez garde à respecter les horaires de livraison convenus avec vos transporteurs et vos clients, notamment dans le cas des courses express. Soyez présents lors de l’enlèvement des colis et ne faites pas attendre les coursiers. Informez clairement votre clientèle des délais de livraison estimés et mettez en place un suivi en temps réel pour vous assurer que les colis arrivent à destination dans les délais impartis.
5. Modifiez vos tournées régulières de livraison
En été, certaines entreprises peuvent fermer temporairement ou modifier leurs horaires d'ouverture. Il est donc important d'adapter vos tournées régulières de livraison en conséquence. Communiquez avec vos clients pour connaître leurs besoins spécifiques pendant cette période et ajustez vos itinéraires pour optimiser l'efficacité des trajets.
Attention également aux restrictions de circulation en été qui peuvent impacter vos tournées régulières de livraison. Aux mois de juillet et août, les poids lourds transportant des marchandises et dont le poids est supérieur à 7,5 tonnes ont en effet interdiction de circuler les samedis entre 7h et 19h lors des week end de départs en vacances. Les restrictions de circulation peuvent également être générées par des travaux sur certains axes empruntés habituellement. Les trajets, jours et horaires de tournées devront donc être adaptés en tenant compte de ces aléas.
En conclusion, réussir ses livraisons estivales demande une planification rigoureuse, une communication efficace en interne et une adaptation constante aux besoins des clients. En suivant ces conseils, vous serez en mesure de relever les défis spécifiques à cette période de l'année et de garantir la satisfaction de vos clients tout au long de la saison estivale.
