La refacturation liée à la livraison est un problème courant que rencontrent régulièrement de nombreuses entreprises. Des erreurs dans le processus de livraison peuvent entraîner des coûts supplémentaires qui pourraient être facilement évités en mettant en place quelques bonnes pratiques telles qu’une vérification rigoureuse des informations transmises. Dans cet article, nous allons vous donner des conseils à appliquer pour éviter ces frais indésirables et tirer le meilleur parti des prestations logistiques auxquelles vous avez souscrit..1. Communiquer le bon colisage pour éviter la refacturation livraison
Parmi les informations transmises au transporteur, le poids, les dimensions, l'emballage et les volumes jouent un rôle crucial dans le processus de livraison. Une mauvaise gestion de ces aspects peut entraîner l’émission d’une nouvelle facture plus importante. Assurez-vous, avant tout, que le format des colis à transporter respecte les règles de l’entreprise logistique. Si celle-ci utilise un traitement automatisé des marchandises à expédier, ses exigences seront vraisemblablement plus strictes. Un traitement manuel non prévu au départ risque de vous coûter cher à postériori.
Poids et dimensions
Il est essentiel de peser et de mesurer avec exactitude chaque colis avant son envoi. Les transporteurs calculent leurs tarifs en fonction du poids et des dimensions du colis, donc une erreur peut entraîner une facturation incorrecte et des frais supplémentaires. Pour éviter toute refacturation, veillez à mesurer et peser vos marchandises une fois qu’elles sont emballées et choisissez l’arrondis au-dessus pour plus de sécurité.
Emballage
Un emballage adapté protège la marchandise pendant le transport et assure que le colis respecte les normes imposées par le transporteur. Utilisez des matériaux résistants et conformes aux exigences du prestataire logistique pour éviter tout litige et refacturation liés à un emballage inadapté.
Volumes
Les entreprises doivent être transparentes sur le volume total de colis qu'elles expédient afin que les transporteurs puissent planifier efficacement leurs opérations en choisissant, par exemple, les véhicules les mieux adaptés. Une estimation inexacte du volume peut entraîner des frais supplémentaires liés notamment à un changement de véhicule en dernière minute.
2. Vérifier l’adresse de livraison pour éviter la refacturation
Une adresse de livraison erronée ou incomplète peut causer des retards, des frais de retour et des problèmes de réclamation. Assurez-vous que l'adresse de livraison est complète et exacte pour éviter ces désagréments.
- Vérifiez les informations fournies par le client avant de les transmettre au transporteur.
- Utilisez un logiciel de vérification d'adresses pour éviter les erreurs humaines.
- Communiquez directement avec le client en cas de doute sur une adresse.
- Renseignez le bon de livraison le plus précisément possible en y indiquant le nom du client à livrer, son numéro de rue et tout complément d’adresse s’il y a lieu, le code postal, la ville ou encore le pays de destination.
- Veillez à coller sur la face plane de chaque colis une étiquette avec les informations d’expédition correctement lisibles.
3. Contrôler les dates et les horaires de livraison
Le contrôle minutieux des dates et des horaires de livraison auprès de toutes les parties concernées permet d'éviter facilement une réévaluation du prix du transport. Parfois, une simple faute de frappe dans la saisie des informations peut être particulièrement préjudiciable, notamment dans le cas d’un service de courses express où le client a besoin d’être livré le plus rapidement possible. Il est donc important de :
- Planifier les envois en fonction des directives données par le client.
- Confirmer la date et l’horaire d’enlèvement et de livraison auprès de la société de transport et du client si un rendez-vous a été pris.
- Suivre les colis pendant le transport afin d'être informé en temps réel des éventuels retards ou problèmes.
- Informer le prestataire logistique en cas de changement dans les dates ou horaires de livraison.
4. Tenir compte des spécificités du lieu de livraison
Les particularités du lieu de livraison peuvent entraîner des frais supplémentaires si elles ne sont pas prises en compte. Voici quelques conseils pour y remédier :
- Renseignez-vous sur les conditions d'accès à l’endroit prévu pour la livraison (restrictions d’accès aux véhicules telles que le poids ou la hauteur maximale à ne pas dépasser).
- Vérifiez si des équipements sont nécessaires pour le déchargement des marchandises (transpalette, hayon ou chariot élévateur) et s’il existe des restrictions de leur utilisation liées notamment à la nature du terrain.
- Informez le transporteur de ces spécificités à l'avance afin qu'il puisse s'organiser en conséquence.
5. Respecter les horaires pour éviter la refacturation livraison
Le respect des horaires de livraison est indispensable pour éviter des coûts supplémentaires. Voici quelques conseils pour ne pas faire attendre le chauffeur :
- Veillez à ce que votre marchandise soit prête à être enlevée lorsque le transporteur arrive.
- Communiquez avec le chauffeur pour vous assurer qu'il dispose des informations nécessaires sur les horaires de livraison.
- Informez le personnel sur place de l’horaire d’enlèvement afin qu’il se tienne prêt à charger la marchandise lorsque le camion arrive.
- Assurez-vous que le client sera disponible pour réceptionner la commande à l’heure de livraison prévue.
Ces différents conseils pratiques vous permettront d’être mieux armé pour éviter une réévaluation du montant des frais liés à la livraison et ainsi réduire vos coûts de transport. N'oubliez pas de toujours travailler en étroite collaboration avec votre transporteur et de vérifier minutieusement les informations transmises.
