Qu’est-ce que la légalisation d’un document étranger ? Quels documents sont à apostiller ? Comment faire une demande ?
En plus des prestations de transport ou de stockage de marchandises, les sociétés de coursiers proposent des services tels que la légalisation de documents et la remise en mains propres.
Dans cet article, Coursier Express répond à toutes vos questions sur la légalisation de documents d’origine étrangère par un coursier.
1. Légalisation ou apostille d’un document par coursier : qu’est-ce que c’est ?
Légaliser un document consiste à faire authentifier – certifier un document étranger en vue d’une démarche en France. Cela fonctionne également dans le sens inverse : apostiller un document français à destination d’une administration ou d’un organisme étranger.
Cette démarche atteste de l’authenticité des informations suivantes : la véracité de la signature, la fonction et l’autorité du signataire ainsi que l’identité du sceau ou du timbre inscrit sur l’acte. Légaliser un document français donne lieu à l’apposition d’un cachet officiel de légalisation. Beaucoup de documents sont cernés. Toutefois, les actes à caractère commercial ou industriel peuvent être légalisés uniquement s’ils ont été vérifiés par la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI).
Un document rédigé dans une langue étrangère doit être accompagné d’une traduction française faite par un traducteur habilité. Ce traducteur agréé est un expert judiciaire inscrit sur une liste pour chaque Cour d’Appel.
Avant de procéder à la légalisation d’un document, il est nécessaire de vérifier les conditions : autorités compétentes, coût, recevabilité. Cela vous évitera de présenter un dossier incomplet ou non-conforme.
2. Quels documents sont concernés par la légalisation ?
Un document français destiné à une administration française n’a pas besoin d’être légalisé. La légalisation concerne donc uniquement les documents étrangers.
Acte public
Un acte public étranger à destination de la France doit être légalisé. Il peut s'agir des actes étrangers suivants :
- Acte de l'état civil établi par un officier de l'état civil
- Acte établi par une autorité administrative
- Acte établi par un greffier ou par un commissaire de justice
- Déclaration officielle apposée sur un acte sous seing privé : Acte rédigé et signé par des particuliers, sans la présence d'un notaire
- Acte d'une juridiction judiciaire ou administrative
- Acte du parquet
- Acte notarié
- Acte établi par un agent diplomatique et consulaire
Acte privé
Un acte sous seing privé réalisé à l’étrangerpeut également être légalisé. Dans ce cas, la présence de son signataire est nécessaire. Il peut s’agir : de lettre de recommandation, de certificat d’hébergement, d’attestation sur l’honneur, de reconnaissance de dette…
Exceptions
Enfin, certains documents n’ont pas besoin d’être légalisés du fait d’un accord international. Certaines dispenses sont par exemple prévues par la Convention du Conseil de l’Europe, la Convention des Communautés Européennes ou encore la Convention de la Commission Internationale de l’État Civil.
Dans le domaine de l’exportation de marchandises, les autorités étrangères exigences aux entreprises de légaliser certains documents :
- Les certificats d'origine
- Les factures commerciales
- Les diverses attestations liées aux marchandises
- Les documents d'export
3. Comment faire légaliser un document par coursier ?
Selon le type de document et la réglementation du pays concerné, légaliser un document peut se faire auprès de :
- La Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI)
- Un ministère, une académie ou tout autre organisme gouvernemental
- Un notaire
- Le Ministère des Affaires Étrangères (MAE)
- Les services consulaires des ambassades des pays destinataires des documents
Certaines démarches administratives nécessitent de vérifier l’authenticité de la provenance d’un acte public et de l’authenticité et la compétence de la personne qui l’a délivré. Dans ce cas, c’est une procédure d’apostille qu’il faut mener. L’apostille s’obtient en France auprès de la Cour d’Appel dont dépend l’autorité certificatrice.
La légalisation d’un document par coursier se déroule en plusieurs étapes :
- Collecte des documents dans les locaux
- Contrôle et vérification des différents documents à légaliser
- Dépôt à l’administration en charge
- Avances des frais
- Récupération des documents à l’administration
- Livraison dans vos locaux
4. Pourquoi faire légaliser un document par un coursier ?
Faire légaliser un document par un coursier représente des avantages multiples.
Rapidité
Les équipes sont disponibles toute l’année et interviennent dans des délais très courts.
Fiabilité
Les documents remis sont protégés par le secret professionnel.
Simplicité
Selon les besoins des entreprises, le document est récupéré et rapporté chez le client.
Désormais, vous savez tout de la procédure de légalisation d’un document par coursier.
