Réception de marchandises : que vérifier pour éviter les litiges ?

La réception de marchandises est une étape clé dans la chaîne logistique. Un simple oubli ou un contrôle bâclé peut entraîner des litiges, des retards dans les expéditions ou même des ruptures de stock critiques. Pour sécuriser vos approvisionnements et éviter les mauvaises surprises, il est donc essentiel de savoir quoi vérifier dès l’arrivée d’un colis.

Dans cet article, découvrez les étapes essentielles pour optimiser vos processus de réception, éviter les litiges et garantir une gestion fluide de votre entrepôt.

1. Vérifiez l’état extérieur des colis à la réception de marchandises

Dès l’entrée des colis dans votre entrepôt, la première étape consiste à inspecter minutieusement l’état extérieur de chaque emballage. Un carton abîmé peut en effet être le signe d’un dommage sur la marchandise.

Cherchez des signes évidents comme :

• Des colis écrasés, ouverts, percés ou mouillés.
• Des bandes adhésives coupées ou remplacées.
• Un colis manquant ou en trop.

Réaliser ces vérifications dès le déchargement des colis vous permettra d’identifier rapidement d’éventuelles anomalies et d’engager les démarches nécessaires auprès des entreprises concernées (fournisseur, transporteur), tout en protégeant vos droits en tant que client. En cas d’anomalie constatée sur le colis, il est recommandé de prendre des photos avant de l’ouvrir. Ces images pourront servir de preuves en cas de litige.

2. Contrôlez le contenu des colis à la réception de marchandises

Dès que vous avez terminé d’inspecter la qualité du colis, il est temps de passer au contrôle de son contenu. Cette tâche est capitale pour s’assurer que les produits reçus correspondent exactement à ce qui a été commandé.

Avant de signer quoi que ce soit, ouvrez les colis (si cela est possible sans retarder le transporteur) et vérifiez que les produits livrés sont conformes à la commande. Commencez par contrôler les quantités : chaque article doit être comptabilisé avec précision. Ensuite, examinez les références, les tailles, les couleurs et toute autre information mentionnée dans la commande initiale. Cette comparaison vous permettra d’identifier rapidement toute anomalie, comme un article endommagé, manquant ou non conforme.

3. Mentionnez des réserves précises sur le bon de livraison

Lorsque des anomalies sont constatées à la réception d’un colis, il est impératif d’en informer le transporteur et de noter vos observations sur le bon de livraison. Les réserves émises constituent le fondement légal pour toute réclamation future auprès du transporteur ou du fournisseur. En effet, les produits commandés sont couverts par la garantie légale de conformité pendant 2 ans à partir de la livraison. En émettant ces réserves, vous demandez donc la mise en conformité du produit au titre de cette garantie.

Cependant, pour être recevables, ces réserves doivent :

• Être émises en présence du livreur.
• Signaler un problème réel et avéré.
• Décrire précisément les anomalies constatées.

Par exemple, dans le cas d’un colis abîmé, ce seul motif ne suffira pas pour être recevable. Il faudra alors préciser la zone et la nature du dommage comme par exemple « l’angle supérieur gauche écrasé ».

4. Refusez la livraison en cas d’anomalie importante ou suspecte

Il arrive que certaines anomalies détectées lors de la réception de marchandises soient si graves qu’elles justifient un refus pur et simple de la livraison. Par exemple, si une palette entière est renversée pendant le transport, si des produits sensibles comme des denrées périssables arrivent hors de leur plage de température idéale, ou encore si les scellés de sécurité sont brisés sans explication, il est préférable de ne pas accepter ces marchandises. Un refus est également recommandé lorsque les produits livrés ne correspondent pas à la commande initiale, tant en termes de quantité que de nature des articles.

Avant de refuser la livraison, informez immédiatement le transporteur du motif du refus, et notez ce motif sur le récépissé de livraison. En adoptant une approche rigoureuse, vous protégerez vos intérêts et faciliterez le traitement de votre réclamation.

5. Informez rapidement votre fournisseur ou transporteur

Une fois les anomalies identifiées et consignées, il est indispensable d’en informer immédiatement votre fournisseur ou transporteur. Pourquoi cette réactivité est-elle si importante ? Parce qu’un retard dans la communication peut compliquer la résolution du problème, voire entraîner une perte de droits à compensation ou à remplacement.

Une communication rapide permet également d’établir un dialogue constructif avec vos partenaires logistiques. En signalant les problèmes dès leur constatation, vous montrez votre professionnalisme et facilitez une prise en charge efficace des incidents. Cela contribue à maintenir une relation de confiance, essentielle pour des collaborations durables.

En somme, pour maximiser vos performances, mettez en place une procédure claire et rigoureuse dès la réception de vos colis. En agissant rapidement et méthodiquement, vous minimiserez l’impact des anomalies sur vos opérations tout en renforçant la fiabilité de votre chaîne logistique.