Comment optimiser la préparation de colis pour gagner du temps ?

La préparation de colis peut rapidement devenir un goulet d’étranglement si elle est mal organisée. Retards d’expédition, erreurs, stress pour les équipes : une préparation inefficace impacte directement la performance logistique et la satisfaction client. Pourtant, avec quelques méthodes simples et structurées, il est possible de gagner un temps précieux tout en sécurisant les envois.

Dans cet article, Coursier Express vous aide à optimiser la préparation de vos colis de manière concrète et durable.

1. Standardiser les formats et les emballages

L’un des premiers leviers pour accélérer la préparation de colis consiste à réduire le nombre de choix à faire. Multiplier les formats de cartons et les types d’emballages entraîne des hésitations et une perte de temps inutile. À l’inverse, standardiser permet de fluidifier chaque étape du processus.

L’idéal est de sélectionner un nombre limité de tailles de boîtes, parfaitement adaptées aux produits que vous expédiez le plus fréquemment. Cela évite de chercher le bon carton à chaque commande et limite également les erreurs de dimensionnement. Des cartons trop grands nécessitent une quantité importante de calage, tandis que des cartons trop petits augmentent le risque de casse.

Pour aller plus loin, la préparation de kits d’emballage est une solution intéressante. Chaque kit peut comprendre un carton, le calage adapté et l’adhésif nécessaire. Ainsi, l’opérateur n’a plus qu’à saisir un ensemble prêt à l’emploi, sans multiplier les allers-retours. Enfin, stocker les fournitures à portée de main, au plus près du poste de travail, permet de gagner de précieuses secondes sur chaque colis.

Moins il y a de décisions à prendre et de manipulations inutiles, plus la préparation est rapide.

2. Préparer les documents à l’avance

Les documents manquants ou incomplets figurent parmi les principales causes de ralentissement lors de la préparation de colis. Un colis parfaitement emballé mais sans bon de livraison ou avec une étiquette erronée bloque toute la chaîne logistique.

Pour éviter ces situations, l’utilisation d’un système automatisé pour générer les étiquettes de transport en amont est une stratégie incontournable. Ces outils permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le taux d’erreur, car les données sont directement extraites des commandes logistiques. Malgré tout, les coordonnées complètes du destinataire doivent systématiquement être contrôlées : nom, société, adresse précise, code postal, ville, et instructions spécifiques. Des logiciels dédiés peuvent croiser automatiquement ces informations avec des bases existantes, assurant ainsi une livraison sans accroc. Enfin, il est important de joindre systématiquement les bons de livraison nécessaires. Avoir une procédure claire sur les documents à inclure évite les oublis et les interruptions en cours de préparation.

Une documentation prête avant même l’emballage accélère le travail du préparateur, et par conséquent, la remise du colis au coursier.

3. Organiser l’espace de préparation de colis

Un espace de préparation mal organisé ralentit le prélèvement des fournitures et la chaîne logistique dans son ensemble. En effet, lorsque les opérateurs doivent chercher du matériel, contourner des obstacles ou changer constamment de zone, la productivité chute rapidement.

La première étape consiste à définir une zone dédiée exclusivement à la préparation de colis. Cette zone doit être clairement identifiée et pensée pour limiter les déplacements. Les stocks de cartons, de calage et d’étiquettes, ainsi que les outils doivent être organisés de manière logique, selon l’ordre d’utilisation. Par exemple, placez les objets fréquemment utilisés à proximité immédiate du poste de travail et identifiez un itinéraire clair pour le picking.

Limiter les déplacements inutiles est un facteur clé de gain de temps. Un poste de travail ergonomique, avec une hauteur de table adaptée et des fournitures accessibles, améliore à la fois la rapidité et le confort des équipes.

En somme, un espace bien pensé peut faire gagner plusieurs minutes par colis, ce qui, à l’échelle d’une journée ou d’une semaine, représente un gain de temps considérable.

4. Anticiper les enlèvements par le transporteur

Le respect des délais d’enlèvement est une condition sine qua non pour assurer une expédition rapide et efficace. Pour cela, il est indispensable de finaliser la préparation des colis bien avant l’arrivée du transporteur. Une bonne gestion du temps inclut la planification rigoureuse des étapes de colisage, afin que chaque colis soit prêt à être scanné et chargé sans retard. Cette anticipation permet d’éviter les temps morts et de gérer plus sereinement les urgences de dernière minute.

Informer le transporteur du nombre de colis, de leur poids et de leur volume en amont facilite également l’organisation du ramassage et l’affectation du bon véhicule.

Enfin, centraliser les marchandises à enlever dans une zone facilement accessible de l’entrepôt est un autre levier clé. Le coursier n’a pas à chercher ou à attendre les colis, ce qui fluidifie l’enlèvement et améliore la ponctualité.

Optimiser la préparation des colis permet de réduire les erreurs et d’offrir aux équipes et transporteurs une logistique plus performante.