La logistique événementielle est le socle fondamental de la réussite d’un événement. En fonction du type d’événement, la logistique varie. Toutefois, transport, organisation et timing sont des éléments inhérents à la logistique événementielle. Alors, qu’est-ce que la logistique événementielle ? Quelles tâches regroupe-t-elle ? Voici un tour d’horizon sur le sujet.
1. Logistique événementielle : définition
La logistique événementielle est tout simplement l’application de la logistique classique au domaine de l’événementiel. Toutefois, le processus logistique est spécifique, car il s’agit d’une production unitaire, l’événement ne se réalise généralement qu’une seule fois. En effet, il y a une date de début et de fin, et un lieu unique est désigné.
La logistique événementielle se traduit donc par la gestion, l’organisation et la mise à disposition des ressources (véhicules, matériels, infrastructures), des produits (équipements, décors, moyens matériels) et des personnes vers le lieu de l’événement.
La logistique événementielle s’opère dans un cadre moins contraignant. En effet, les imprévus, les risques et les dangers ont moins d’impact sur les opérations de logistique.
2. Logistique événementielle : quelles sont ses caractéristiques ?
Transparence, réactivité, personnalisation... La logistique événementielle présente plusieurs caractéristiques.
Il faut faire preuve de réactivité. Vous devez être en mesure de rebondir très facilement et trouver rapidement des solutions efficaces à chaque problème. Mettre en place une organisation minutieuse vous permettra donc d’anticiper les potentiels problèmes logistiques.
La logistique événementielle demande également une solide organisation. Le timing est généralement serré et chaque minute compte. En cas d’imprévu, c’est tout l’événement qui risque d’être compromis. L’organisateur de l’événement doit donc coordonner tous les différents acteurs pour en garantir le succès.
Le transport fait partie intégrante de la logistique événementielle. Les prestataires spécialisés assurent ainsi l’acheminement des matériaux, de la décoration, des meubles ou des denrées alimentaires sur le lieu de l’événement. L’opération de transport doit respecter les contraintes d’horaires, de sécurité et de l’organisation. Selon vos besoins, un transport spécialisé peut être organisé tel que le transport frigorifique ou le transport suspendu. Peu importe le type de transport dont vous avez besoin, il se fera en transport dédié.
En effet, le transport dédié est un mode de transport ultrarapide et sécurisé. Le chauffeur livreur se consacre uniquement à la livraison de votre chargement. Il se rend sur le lieu d’expédition avec un véhicule vide, charge vos marchandises puis se rend directement sur le lieu d’expédition. L’acheminement se fait donc sans rupture de charge ce qui vous fait gagner un temps précieux.
3. Logistique événementielle : quels sont les types d'activités ?
Evénement sportif, Fashion-Week, spectacle, salons…La logistique événementielle varie d’un événement à un autre. Elle est spécifique à chaque type d’activités :
- Fashion Week
- Salons professionnels
- Concerts
- Réceptions privées
- Événements sportifs
4. Logistique événementielle : quels sont les domaines d'application ?
Il est essentiel de bien identifier la nature de l’événement afin d’avoir une logistique sur mesure. La logistique événementielle prend place dans de nombreux domaines :
- L’organisation des rencontres d’entreprises (salons, foires et expositions…)
- L’organisation d’événements culturels (concerts, spectacles, festivals, commémorations, défilés…)
- L’organisation de tournées artistiques internationales (musique, théâtre, danse, expositions...)
- L’organisation d’événements privés (soirées, mariages, excursions, réceptions...)
- L’organisation d’événements sportifs (championnat national ou international, compétitions de vacances, jeux olympiques...)
- L’organisation d’événements institutionnels (sommets, congrès, séminaires, forums)
- L’organisation des productions cinématographiques et audiovisuelles (documentaires, reportages, films, publicités...)
5. Logistique événementielle : Pourquoi faire appel à un prestataire externe ?
Externaliser votre logistique événementielle vous permet tout d’abord de profiter de l’expertise et du professionnalisme du prestataire. L’organisation d’un événement peut s’avérer complexe. Gérer les contraintes logistiques représente alors un poids supplémentaire. C’est pourquoi il est important de vous entourer d’un professionnel qui s’occupe entièrement de votre logistique événementielle. De la prise de commande jusqu’à la livraison et à l’installation, il respectera vos demandes.
Externaliser sa logistique événementielle vous fait ensuite gagner un temps précieux. En effet, vous pouvez vous libérer de toutes les tâches liées au transport et à la logistique. Ne plus gérer ces tâches chronophages et hors de votre domaine d’expertise, c’est permettre à votre équipe de se concentrer sur son cœur de métier.
De plus, externaliser sa logistique événementielle, c’est avoir l’assurance d’un service flexible. L’équipe de coursiers se mobilise dès la réception de votre demande. Les chauffeurs livreurs se déplacent à toute heure et sont formés pour répondre aux urgences. Ils sont disponibles en soirée, pendant la nuit, le weekend, et même pendant les jours fériés.
Enfin, vous pouvez mieux contrôler vos coûts et gagner en rentabilité en faisant appel à un prestataire externe. On estime qu’un prestataire peut vous faire gagner jusqu’à 10% de coûts en moins grâce à des tarifs négociés auprès de ses propres partenaires.
Désormais, vous savez tout de la logistique événementielle !
